海外出張で気をつけるべきこと！【事前準備編】

今回は、海外出張で気をつけるべきこと「事前準備編」として、現地での生活を、円滑で快適に過ごすために事前にしておくべきことをまとめてみました。

特にビジネス目的での海外渡航では、予期せぬトラブルが発生したり、スケジュールが思い通りにいかないなどは日常茶飯事です。

その中で、トラブルを未然に、かつ最小限に抑えるためにも、事前の入念な準備をお勧めします！

ビザの種類

海外出張では、旅行や留学と違い、「商用目的」が多く含まれているため、それに即したビザ（入国許可証）を取得する必要があります。

代表的なのが、「アライバルビザ」です。
取引先との商談や、現地視察などにはこのアライバルビザの取得が必要な国が多くあります。

主にアジアや、北中米、オセアニアなどはこのビザの取得が必要になることがあるので、渡航予定の国が必要であるかどうか、事前に確認しておきましょう。

アライバルビザで許可されている商用目的での活動範囲としては主に

などが含まれていますが、工場の視察は許可されていません。
厳密には港の立会いや、農園の視察なども指摘される可能性があります。

これらを目的として渡航する際は別のビザ（商用ビザや就労ビザ）を取得する必要があります。

アライバルビザは渡航前に日本で事前に申請しておくことができます。
また、渡航先での入国時に申請し、現金で手数料を支払う流れです。

私が商社に勤務していた時は、東南アジアに行くことが多く、その目的がクライアントとの商談でエキスポの参加などはアライバルビザで済みました。
一方で、荷役の立会いなどで港に行く際は商用ビザを取得していました。

海外のクライアントや、取引先と会うときに日本のお土産を持って行くと、より相手との距離が縮まります。

その際には、お土産選びのセンスが問われます。

例えば、良かれと思って日本では有名なお菓子を持って行くと、日本と取引が多い相手にとっては、「あ、またこれか…」と思われる可能性もあります。

当時、新人だった私が空港で「白い恋人」を買って持っていったときのことです。

クライアントから冗談交じりに「白い恋人をもらったのはこれで５回目だよ笑」と言われ、恥ずかしい思いをした経験もあります。笑

食べ物以外では、風呂敷や季節のもの（3月なら小さい雛人形のセットや、鯉のぼりなど）もオススメで、手土産用のおしゃれなデザインも多くあります。

「ザ・日本！」というものよりは、「ちょっと粋な日本」っぽさが出る手土産を持って行くと、「あ、この人わかってるなぁ」と思ってもらい、ビジネスにもいい影響が出るかもしれませんよ！

海外出張の事前準備において航空券選びはその海外出張を快適に過ごせるかどうかに大きく左右します。

可能であれば直行便をお勧めします。トランジットが増えれば増えるほど遅延や、フライト中止のリスクも高くなります。

格安航空や、ANA・JAL以外の航空会社を選ぶ際に気をつけるべきポイントとして、受託手荷物（機内に持ち込まない大きな荷物）は別料金であることが多いということです。

格安航空券を購入する際には、受託手荷物のオプション（追加料金として2000円前後であることが多い）をつけないまま当日を迎えた場合、チェックイン時に支払わなければなりません。しかもかなり割高です。

受託手荷物がある場合は忘れずオプションをつけておきましょう。

また、機内持ち込みの荷物においても、航空会社によって荷物の大きさや数が異なります。

事前に使用する航空会社の機内持ち込み荷物の制限を確認しておきましょう。

私の場合、１週間程度の出張であれば、機内に持ち込める大きさのスーツケースに詰められる最低限の荷物で十分でした。

受託手荷物にすると、空港到着後も荷物が来るのを待たなければなりません。
現地入国までの時間を節約するためにも機内持ち込みがおすすめです。

これからスーツケースを購入される方は、機内持ち込みOKなものか確認しておきましょう。

大体の商品は可能かどうかの記載がされています。

海外出張において、「事前準備を制するものは海外出張を制す」といっても過言でありません。

いかに現地でのスケジュールをいかにスムーズに行うかは事前の入念な準備に左右します。

また、お土産選びや、航空券の手配など、事前に国内でやっておくべきことは渡航前ギリギリにするのではなく、あらかじめ余裕を持って準備しておくことをお勧めします。